Microsoft Copilot 365:n käyttöönotto voi olla merkittävä strateginen päätös organisaatioille, jotka tavoittelevat tehokkuuden parantamista ja tietotyön automatisointia. Mutta kuinka paljon ajansäästöä vaaditaan, jotta tämä investointi maksaa itsensä takaisin? Tässä blogissa pureudumme yksinkertaisten laskelmien avulla Copilotin takaisinmaksuaikaan eri kustannustasoilla ja tarkastelemme laajempaa näkökulmaa, jossa koko organisaatio ottaa työkalun käyttöönsä. Lisäksi esittelemme, miksi koulutus ja muutosjohtaminen ovat avainasemassa, jotta Copilotista saadaan täysi hyöty irti.

Paljonko Copilotilla pitää säästää aikaa, että se maksaa itsensä takaisin?

💵 Copilotin kustannukset

• Microsoft Copilot 365:n vuosimaksu: 337,20 €

• Kuukausimaksu: 28,10 € (lasketaan jakamalla vuosimaksu 12 kuukaudella)

⌛+💵 Työajalle perustuvat kustannukset

Laskelmassa otetaan huomioon työntekijän vuosikustannukset (palkka ja sivukulut) ja niiden vaikutus tuntihintaan. Tämän avulla voidaan laskea, kuinka paljon aikaa työntekijän tulee säästää kuukaudessa, jotta Copilot maksaa itsensä takaisin.

Työntekijän vuosikustannusten perusteella:

• 50 000 € vuodessa: Työtunnin kustannus on 28 €.

• 80 000 € vuodessa: Työtunnin kustannus on 45 €.

• 110 000 € vuodessa: Työtunnin kustannus on 62 €.

⚖️ Breakeven point eli takaisinmaksuaika

Seuraavaksi laskemme, kuinka monta minuuttia työntekijän tulee säästää Copilotin avulla kuukaudessa eri kustannustasoilla.

1. Työntekijän vuosikustannus: 50 000 €

• Kuukausimaksun kattamiseen tarvittava aika:

  • 28,10 € / 28 € per tunti = 1,0036 tuntia

  • Tämä vastaa noin 60 minuuttia kuukaudessa.

2. Työntekijän vuosikustannus: 80 000 €

• Kuukausimaksun kattamiseen tarvittava aika:

  • 28,10 € / 45 € per tunti = 0,6244 tuntia

  • Tämä vastaa noin 37 minuuttia kuukaudessa.

3. Työntekijän vuosikustannus: 110 000 €

• Kuukausimaksun kattamiseen tarvittava aika:

  • 28,10 € / 62 € per tunti = 0,4532 tuntia

  • Tämä vastaa noin 27 minuuttia kuukaudessa.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

• Jos työntekijän vuosikustannus on 50 000 €, Copilot maksaa itsensä takaisin, jos hän säästää 60 minuuttia kuukaudessa.

• Jos vuosikustannus on 80 000 €, riittää 37 minuutin säästö kuukaudessa.

• Jos vuosikustannus on 110 000 €, tarvitaan vain 27 minuuttia kuukaudessa.

Tämä yksinkertainen laskelma osoittaa, kuinka pieni ajansäästö Copilotin avulla voi riittää kattamaan sen kustannukset. Syvällisempi analyysi on kuitenkin tarpeellinen, kun mietitään investointia organisaation näkökulmasta...

Syvällisempi analyysi

Tarkastellaan takaisinmaksua laajempana organisaation Copilot-käyttöönottona

Tarkastellaan Copilotin käyttöönottoa 50 tietotyöntekijän organisaatiossa, jossa työntekijän keskikustannus organisaatiolle on 50e/h. Käyttöönotossa organisaatio hyödyntää Sinun Tekoälyn "Copilot Kiihdyttämö" -valmennusohjelmaa (tai vastaavaa), jonka lupauksena, on että kaikki käyttäjät saadaan taitotasolle, jossa he pystyvät säästämään 30 minuuttia päivittäin copilotin avulla.

1. kuukausi: Päätös ja aloitus

Ensimmäinen kuukausi kuluu Copilotin ja Copilot Kiihdyttämön hankintaan sekä käyttöönoton ja valmennuksen aloitukseen. Tällöin ajansäästöä ei vielä synny, koska oppimisprosessi on vasta alussa.

• Lisenssikustannus: 16 860 €

• Copilot Kiihdyttämö: 25 000 €

• Tilanne: -41 860 €

2. kuukausi: Oppiminen ja ensihyödyt

Työntekijät alkavat oppia Copilotin käyttöä, mutta oppiminen vie vielä aikaa. Ajansäästö on tässä vaiheessa noin 5 minuuttia päivässä per työntekijä.

• Ajansäästö: 5 minuuttia / päivä

• Säästetyt kustannukset: 3 854 €
  (0,083 tuntia x 50 työntekijää x 18,5 työpäivää x 50 €)

• Tilanne: -38 006 €

3. kuukausi: Rutiinien muodostuminen

Valmennuksen päättyessä työntekijät alkavat soveltaa Copilotin käyttöä rutiineissaan. Ajansäästö nousee tavoiteltuun 30 minuuttiin päivässä per työntekijä.

• Ajansäästö: 30 minuuttia / päivä

• Säästetyt kustannukset: 23 125 € (0,5 tuntia x 50 työntekijää x 18,5 työpäivää x 50 €)

• Tilanne: -14 881 €

4. kuukausi: Investoinnin takaisinmaksu

Täysimittaiset hyödyt realisoituvat, ja alkuinvestointi maksaa itsensä takaisin. Copilot Kiihdyttämön tarjoama muutosjohtamisen strategia varmistaa, että työntekijät jatkavat Copilotin käytön kehittämistä.

• Säästetyt kustannukset: 23 125 €

• Tilanne: +8 244 €

Laskelman oletukset

Laskelmaa heikentävät oletukset:

• Oletetaan, että kaikki säästetty aika käytetään hyödylliseen työhön.

Laskelmaa tukevat oletukset:

• 30 minuutin säästö on alaraja; monet työntekijät saavuttavat suurempia ajansäästöjä.

• Copilot voi tuottaa lisähyötyjä, kuten laadun parannuksia, datan parempaa analysointia ja tehokkaampaa viestintää.

Johtopäätökset

Microsoft Copilot on merkittävä strateginen investointi organisaatioille, jotka haluavat parantaa tietotyön tehokkuutta ja saavuttaa pitkäkestoisia kilpailuetuja. Kuitenkin pelkkä työkalun hankinta ei riitä, vaan koulutus ja muutosjohtaminen ovat avainasemassa hyötyjen maksimoimisessa.

Opit organisaatioille:

1. Panosta koulutukseen: Ilman asiantuntijavetoista koulutusta työkalun hyödyntäminen jää vajaaksi.

2. Johda muutosta: Työtapojen muuttaminen vaatii suunnitelmallista muutosjohtamista.

3. Mittaa hyötyjä: Seuraa ajansäästöjä ja tehokkuuden lisäystä säännöllisesti.

Lue lisää Copilot Kiihdyttämö -ohjelmastamme ja kuinka se voi auttaa yritystäsi menestymään.